تكمن أهمية وفائدة قواعد البيانات في المؤسسات في أنها توفر تحكمًا مركزيًا في حفظ البيانات واستخدامها بشكل أسرع بكثير مقارنة بالطريقة القديمة (نظام الملفات) التي لا تعطي هذه الميزة. يحتاج النظام القديم إلى ملفات لكل نظام على حدة بالإضافة إلى كادر فني لكل نظام. قد يتطلب أيضًا أجهزة خاصة لكل نظام. في أنظمة قواعد البيانات، يتم التعامل مع البيانات من قبل شخص واحد أو وحدة، بينما يشغل منصب (مدير قاعدة البيانات) في المؤسسات.
ومن هذا المنطلق يمكننا تعريف قواعد البيانات ونقصدها – على الرغم من اختلاف التعريف والمعنى أحيانًا من متخصص إلى آخر، كل حسب وجهة نظره، لكن الهدف واحد في النهاية – وهو
قاعدة البيانات
هي مجموعة من الجداول التي تحتوي على بيانات تتعلق بكيان، مترابطة مع بعضها البعض بطريقة منظمة بطريقة تسهل استدعائها من خلال أوامر محددة من خلال نظام قاعدة البيانات. الإدارة والتجارة.
بعد ذلك بدأ التفكير في إيجاد برمجيات خاصة للتعامل مع البيانات كبيرة الحجم ذات الطبيعة المتنوعة وتوحيد طريقة التعامل معها. كان تبسيط عمل المبرمجين من ناحية وتقصير الوقت اللازم لتطوير الأنظمة من ناحية أخرى أحد أهم الأسباب التي تم من أجلها العثور على هذا البرنامج. بعد ذلك بدأت أنواع مختلفة من المظاهر أهمها النظام الهرمي حيث ترتبط مكونات النظام ببعضها البعض على شكل شجرة. عملت هذه الطريقة أيضًا على تبسيط طرق ووسائل البحث عن المعلومات، حيث يتم دائمًا التنقل بين الوحدات في اتجاه واحد معروف جيدًا.
في منتصف السبعينيات ظهرت طريقة أخرى لقواعد البيانات تُعرف بالطريقة (العلائقية). في هذه الطريقة، يتم عرض البيانات في شكل جداول أو مجموعات، ويمكن تمثيل أي طلب لهذه البيانات بواسطة الجبر العلائقي. منذ ذلك الحين ظهرت اللغة المشهورة لذلك لغة SQL وهي اختصار لـ Structured Query Language والتي تعني لغة الاستعلامات وهناك أنواع عديدة من قواعد البيانات مثل (oracle، mysql، sql، Fox Pro ).
تكمن فوائد قواعد البيانات للمنظمات في حقيقة أنها
- بيانات مفردة وعدم تكرار بيانات متشابهة لاختصار وقت الاتصال، والسرعة في تنفيذ الاجراءات، وهذا لا يمكن القيام به بالنظام القديم، كما هو الحال مع قواعد البيانات يمكنك تخزين بيانات الموظف في نموذج موحد لجميع الإدارات ولكن بمجرد الحديث عن النظام القديم يحتاج كل قسم إلى ملف خاص بالموظف مما يؤدي إلى تراكم الملفات وصعوبة الوصول إليها في الوقت المحدد.
- سرعة استرجاع البيانات وتسهيل الأمور. هل يمكنك أن تتخيل ماذا لو لم تكن هناك قواعد بيانات في مؤسسة تعتمد على خدمة الجمهور بشكل يومي لذلك، سيكون هناك زحام للجمهوريين، وسيكون العمل عشوائيًا ومضيعة للوقت.
- وفر الجهد، بالضغط على زر (عند النقر)، يمكنك جلب بيانات أي شخص تريده، أو أي بيانات منتج تريده.
- توفير الأمن والحماية للبيانات، في النظام القديم لا يوجد ضمان للأمن والحماية بحيث مع مرور الوقت قد تتآكل الأوراق نتيجة الرطوبة أو ما شابه، كما تحدثنا عن الأرشيف التقليدي، ولكن في البيانات الخاصة بك تتم استضافة البيانات بواسطة نظام آمن ومحمي ضد التغييرات الخارجية
وتعد هذه من أهم فوائد استخدام الأسس في تسهيل أسلوب الحياة للناس، وكذلك للمؤسسات على اختلاف أنواعها، من حيث السهولة والسرعة والأداء القوي في خدمتنا.