التعامل مع قواعد البيانات كبير وينقسم إلى العديد من الفروع، ومن كل فرع تتفرع الفروع الأخرى وهكذا، وقد تتداخل الفروع مع بعضها البعض مع العديد من نقاط الاتصال، ولكن لا يفترض أن هذا الحديث يعني أن التعقيد فيها هائل ويكاد يكون من المستحيل على شخص عادي تطبيقه، لا الأمر أبسط بكثير من هذا، ولا يتطلب سوى التركيز الطبيعي والدقة، لا أكثر ولا أقل. سنراجع هنا آلية إنشاء مساحة فارغة باستخدام الطرق والخطوات التالية
- أولاً في صفحة البداية لاستخدام Microsoft Office Access، وفي أسفل الصفحة لاختيار قاعدة بيانات جديدة وفارغة، نضغط على اختر قاعدة بيانات فارغة.
- ثانيًا بعد ذلك، عند اختيار الجزء من قاعدة بيانات فارغة، نكتب اسم الملف فيه.
- ثالثًا نضغط بعد ذلك على خيار إنشاء.
- رابعًا بعد ذلك نبدأ في كتابة البيانات وإضافتها، أو يمكننا القيام بعملية لصق البيانات من مصادر أخرى.
- خامساً في علامة التبويب عند اختيار الإنشاء، نختار جدولاً من الجداول.
- سادساً في علامة التبويب عند اختيار ورقة بيانات، ضمن تحديد مجموعة من الحقول والأعمدة، نضغط على اختيار حقل جديد.
- سابعًا لكي نبدأ في إضافة البيانات، نبدأ بالكتابة في أول خلية فارغة موجودة، ثم نقوم بلصق أي بيانات إضافية من أي مصادر أخرى.
- ثامناً لكي نعيد تسمية عمود – حقل – نضغط مرتين على عنوان العمود الموجود، وبعد ذلك نكتب الاسم الجديد له. في هذه الحالة من المهم أن نختار ونخصص اسمًا له معنى مناسب يشير إلى كل حقل بما هو مفيد فهو يعكس آلية بياناته ومحتوياته وعمله حتى لا نضيع في البحث عنه لاحقًا في قائمة طويلة من المجالات، لذلك نفقد الكثير من الجهد والوقت نتيجة لذلك.
- تاسعاً إذا أردنا نقل عمود من بين الأعمدة إلى مكان آخر نختاره ونريده، علينا فقط النقر فوق عنوان العمود من أجل تحديده، ثم نقوم بسحب العمود المحدد إلى المكان الذي نريده.