كيفية كتابة خطاب رسمي للمؤسسات الحكومية 2023
كيفية كتابة خطابات رسمية لوكالات حكومية محددة 21، 20. في بعض الأحيان يحتاج العديد من الأشخاص إلى كتابة خطابات رسمية لوكالات حكومية معينة، بما في ذلك لأغراض مثل الشكاوى أو الطلبات التي تهدف إلى الحصول على الموافقة. تلبية الاحتياجات والتقدم للوظيفة المعلن عنها، وفي هذه الحالات يجب أن يلتزم الشخص المطلوب منه الخطاب بصيغة ونموذج محدد لكتابة هذا الخطاب. من المعروف أن هذه الأنواع من الرسائل رسمية إلى حد كبير وتتطلب مواصفات معينة.
كيف تكتب رسالة رسمية
عندما يُطلب منا كتابة خطاب رسمي، يجب الالتزام ببعض القواعد والعبارات والكلمات والعبارات المعروفة ضمن اهتمامات الحكومة، ويمكننا عرضها في النقاط التالية
كيف تكتب الرسالة
- بشكل عام نبدأ بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- في نهاية الفقرة يجب ذكر اسم الشخص أو الدائرة الحكومية التي يتم توجيه الرسالة إليها.
- ثم نبدأ في كتابة موضوع الخطاب.
- نحن ملتزمون بجعل محتواها جادًا ودقيقًا، وذلك بجعله قدر الإمكان مبنيًا على الإيجاز والوضوح، حتى يسهل على القارئ فهم القصد من الخطاب.
- يجب تقسيمها إلى نقاط إذا كانت تحتوي على عدة مطالب أو عدة عناصر.
- يجب كتابة عنوان الشخص أو الكيان الذي سيتم إرسال الرسالة إليه بالتفصيل، بحيث يتم تسليم الخطاب بشكل صحيح.
- في النهاية نكتب تحية طيبة وشكرًا جزيلاً للجهة الموجه إليها الخطاب، وفي أسفلها نذكر عبارة (مرسلة إلى سعادتكم ..) ونتأكد من أن التوقيعات والأختام المطلوبة للقبول.
كتابة خطاب رسمي خطوة بخطوة
عندما ترغب في كتابة خطاب رسمي، يجب عليك الالتزام بعدة طرق وخطوات بسيطة، على النحو التالي
- عندما تبدأ في كتابة خطاب رسمي، يجب عليك توضيح جميع المصطلحات الغامضة وغير المفهومة المكتوبة في الرسالة.
- حتى يفهم المستلم ما هو مطلوب من الرسالة ويكون قادرًا على تنفيذه.
- يجب أن يعتمد كاتب الخطاب في مضمون كتاباته على عامل الإقناع، فهو من أهم العوامل التي يجب توافرها.
- إذا كان هذا العامل متاحًا، فسيؤدي ذلك إلى تسريع تنفيذ ما هو مطلوب منه.
- يجب ترك مسافة بين كل كلمة في هذا الحرف.
- إذا كانت الكتابة مكتوبة بخط اليد، فيجب تهجئة كل كلمة وحرف مكتوب، من أجل تسهيل الفهم.
اكتب التحية في الرسالة
- التحية هي أهم عنصر يجب كتابته في بداية الرسالة.
- التقديم الترحيبي للطرف المستقبل.
- يجب ترك مسافة من سطر ونصف إلى سطرين بين عنوان الحرف وهذه التحية.
- يجب أن تكون كلمات وعبارات التحية جمل بسيطة ومعبرة.
- هناك العديد من العبارات والكلمات والعبارات اللطيفة التي تعبر عن التقدير والتحية لأي فرد، وتناسب أي خطيب، سواء كانت موجهة إلى جهة حكومية أو شخص معين.
يمكنك الاطلاع على ما يلي استمارة كتابة خطاب رسمي
ما يؤخذ بالاعتبار كتابةً بالرسالة للجهة الحكومية
هناك بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة الخطابات الرسمية، ومن أبرزها ما يلي
- يجب مراعاة المصداقية في الكلام والمعلومات المقدمة في الكلام.
- الابتعاد قدر الإمكان عن التعبيرات الجمالية والإبداعات الخيرية، وكذلك تلاوة أبيات شعرية وعدم الانحراف عن المحتوى، والتعامل والوسائل مع مواضيع أخرى.
- من الضروري مراعاة الإيجاز في الخطاب مع شرح جيد وإيصال المطلوب، وهذا يعتبر من أهم سمات الكتابة الرسمية.
- يجب ترك الأسلوب العاطفي والشخصي والكتابة بطريقة جيدة تأخذ على جدية طلبات الخطاب.
- لا بد من مراعاة تقسيم المواضيع بداخلها، وذكر الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة، وعدم تكرار الكلمات.
- يجب الرد على الرسالة بالتسلسل، أي الرد على كل نقطة واردة فيه على حدة.
- قبل الشروع في كتابتها يفضل أن يكون الكاتب على علم ببعض المعلومات عن موضوع الرسالة وهذا يساعد في قبولها وقراءتها بشكل أسهل والاستجابة لها بسرعة.
- كما يفضل أن يكون على دراية بالغرض من كتابة الخطاب، حتى يتمكن من إقناع القارئ بما تريده.
كيف تكتب رسالة ختامية
- الخاتمة من أهم نقاط الخطاب التي يجب أن تكون حاضرة فيه، وهي باطلة بدونها.
- اكتب الخاتمة بعد سطرين تقريبًا بعد نهاية محتواها.
- يجب أن يحتوي على بعض الكلمات والعبارات التي تلهم الشكر، والتي تعبر عن الامتنان للطرف أو الاهتمام الذي يتم توجيه الرسالة إليه حتى يتم قبولها.
- إن ذكر كلمات وعبارات الشكر يُعلم الشخص الذي يقرأ أن الرسائل قد انتهت بطلبه أو القصد من الرسالة.
- ومن الأمثلة على ذلك عبارة (وشكراً جزيلاً لكم) فهي من أشهر عبارات الشكر التي تستخدم في مثل هذه الخطب.
كتاب الكلام
تحتاج هذه الرسائل الرسمية إلى كتّاب متخصصين وماهرين في كتابتها، وهناك أشخاص لديهم قدرة عالية على كتابتها بشكل صحيح وسريع، لأنهم يمارسون الكتابة بشكل يومي ومتكرر، وأول هؤلاء المتخصصين هم محامون ومختصون. رجال العدل، لأنهم أسرع من غيرهم في الارتجال وكتابة هذه الرسائل بأسلوب مميز، فهم الذين وضعوا الصيغة والشكل العام الذي يتم فيه الخطاب على اختلاف أنواعه.
أنواع الخطابات الرسمية
يجب أن ندرك أن هذه الخطابات مختلفة ومتعددة ويمكن تلخيصها على النحو التالي
- خطاب موجه من جهة حكومية إلى شخص معين للتحذير من شيء ما أو للتحدث عن شيء ما.
- موجة من سلطة رسمية إلى سلطة رسمية أخرى لتنفيذ طلب محدد وكذلك للسماح بتنفيذ أمر معين.
- وبالمثل، خطاب موجه من شخص إلى جهة حكومية ينتسب إليها أو يعمل بها.
- هناك العديد من الصيغ والنماذج لكل نوع من هذه الأنواع.
أشكال الخطابات الرسمية
أولا، من الضروري معرفة نوع الخطاب الموجه، سواء أكان إلى جهة حكومية أخرى، أم لشخص معين، لتحديد الشكل المناسب والصحيح للخطاب، وتحديد الشكل المناسب له.
- يجب أن يكون الخطاب مكتوباً على ورق أصفر عادي أو أبيض، لا يحتوي على رسومات أو نقوش، ولا يحتوي على أي شعارات لأي طرف، أو وجود أشكال أخرى.
- يفضل إذا كانت الكتابة على جهاز الموساد أن تكون في برنامج وورد وأن يتم استخدام الخط العربي والحجم 16 أما إذا كانت مكتوبة بخط اليد فيفضل أن تكون باللون الأزرق للتمييز بين أصل الكتابة ونسختها بعد ذلك.
- يجب أن يكون التباعد بين السطور بين سطر ونصف.
- يفضل كتابة الخطاب في منتصف الورقة والتخلي عن أي سطور أو أطواق وكذلك الإطارات أو ما شابه.
أهمية وفائدة كتابة الكلام
- تعتبر الرسائل الرسمية من أفضل وسائل الاتصال بين الجهات الرسمية والدوائر الحكومية، وكذلك بين الأفراد وهذه الجهات.
- يعمل على توفير الوقت والجهد والاستفادة من المسافة التي يستغرقها لإيصال الرسائل والكلام بين جميع هذه الأطراف وبعضها.
- يمكن الاحتفاظ بها كواحدة من أهم الوثائق العامة والقانونية التي يجب الرجوع إليها، عندما تكون هناك حاجة لرفض أو إثبات كلمات معينة.
- تعتبر طريقة سريعة تستخدمها جميع الدول للإعلان عن موضوع أو الإبلاغ عن مشكلة معينة.
- يمكن استخدام الرسائل الرسمية في الموضوعات الاجتماعية أو السياسية.
- خطاب العمل هو أهم نوع من الخطابات الرسمية المستخدمة اليوم.
- لا يقتصر استخدامه على موضوع معين، بل يتم استخدامه في العديد من الموضوعات المهمة جدًا المتعلقة بالجهات الرسمية.
في النهاية تعرفنا على طريقة كتابة المسؤول الحكومي، وكافة المعلومات عنه، وطريقة كتابته، وأهميته للدول والحكومات والشعوب، والفائدة التي تعود عليهم من استخدامه، في بالإضافة إلى معرفة كيف يصبح وخطواته ومحتواه، بهدف تجنب الوقوع في الأخطاء، خاصة في طريقة كتابة الخطاب، مما يعكس انطباع القارئ سلبًا أو إيجابيًا.