البريد الإلكتروني
في ظل ازدحام المهام وضغوط الأعمال التي نتعرض لها جميعًا في الوقت الحاضر، في مجال المؤسسات والمنظمات العاملة في جميع المجالات المختلفة ؛ سواء أكان ثقافيًا واجتماعيًا واقتصاديًا وسياسيًا، وكذلك أكاديميًا، فنحن بحاجة إلى تقنيات حديثة توفر لنا الوقت والجهد لنكون قادرين على استثمار هذه الطاقة والوقت للقيام بأعمال أخرى وإكمالها على أكمل وجه، ولمنع الهدر. الوقت الذي نقضيه في القيام بأشياء وفرت لنا التكنولوجيا الحديثة طرقًا مثالية للقيام بذلك إلكترونيًا.
البريد الإلكتروني، أو كما يطلق عليه باللغة العربية، يعد البريد الإلكتروني من أفضل وأفضل هذه التقنيات، والتي لا يمكن لأي شخص الاستغناء عنها في الوقت الحالي. تستغرق هذه العملية بضع ثوانٍ، ويشترط وجود اتصال بالإنترنت لتتمكن من إرسال رسائل البريد الإلكتروني، أو فتح الرسائل الواردة والرد عليها، مع العلم أن هناك العديد من الشركات العالمية المتخصصة في المراسلات الإلكترونية عبر الإنترنت. البريد، الذي يرأسه Gmail و Hotmail بالإضافة إلى Yahoo وغيرها.
كيف تكتب بريد الكتروني
أولاً، من الضروري التمييز جيدًا بين أنواع رسائل البريد الإلكتروني، حيث توجد رسائل بريد إلكتروني رسمية، تسمى رسائل بريد إلكتروني رسمية، يتم إرسالها بين الأشخاص الذين تربطهم بهم علاقة عمل أو دراسة أو أي علاقة أخرى، بحيث لا يكونون عائليًا و الأصدقاء، وهذا النوع من الرسائل له طريقة خاصة في الترتيب والكتابة واللغة المختارة. والمصطلحات المستخدمة، وهناك أيضًا رسائل بريد إلكتروني غير رسمية تسمى رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية باللغة الإنجليزية، والتي لا تحتاج إلى نفس الضوابط مثل رسائل البريد الإلكتروني الرسمية.
- يجب الحرص على كتابة عنوان واضح ودقيق لمحتوى أو محتوى البريد الإلكتروني، حيث إنه يلفت انتباه القارئ أو صاحب البريد الإلكتروني لفتح هذه الرسالة والانتباه إليها، لجميع أنواع رسائل البريد الإلكتروني، سواء أكانت رسمية أم غير رسمية.
- في بداية النص لا بد من البدء بالترحيب، ويفضل ألا يكون مرتبطا بوقت إرسال البريد الإلكتروني مثل صباح الخير أو مساء الخير خاصة في حالات الرسائل الرسمية التي يكون فيها يجب ذكر اسم المرسل إليه، ثم التحية التي تستخدم في جميع الأوقات، ومن ثم يمكن كتابة عنوان الموضوع في المنتصف، ويتطرق إلى الوسيلة مباشرة، وعند الانتهاء من ذكر جميع التفاصيل. على سبيل الذكر، يجب توضيح أن الرسالة قد تم إنهاؤها، بالكتابة باحترام أو بذكر كلمة منتهية.
- يجب توقيع اسم الشخص أو الكيان المرسل، من خلال ذكر اسم الشخص أو اسم المؤسسة أو الكيان المرسل، إلى جانب رقم هاتفه.