غالبًا ما يخطئ مستخدمو الكمبيوتر وبرامجه المختلفة في حفظ الملفات والتعامل معها بعد جهد طويل من الإعداد والترتيب والتنسيق، وغالبًا ما يضيع كل تعبهم وجهدهم بخطوة بسيطة لا يدركون فيها. خطأ حتى فوات الأوان وفقد كل شيء قاموا بإعداده أو استبداله بملف أو نص آخر أو نحو ذلك. . لا يدرك الكثير منهم، وخاصة أولئك الجدد على استخدام الكمبيوتر، أن الأمر سهل وبسيط، ولكنه في نفس الوقت حساس ودقيق إلى حد ما. دعنا نأتي إلى الحفظ باسم في معظم أنواع الملفات والبرامج، من خلال ذكر آلية عمل كل منها.
الحفظ
- يستخدم عند إنشاء الملف لأول مرة.
- يتم استخدامه عند إجراء تعديل على نفس الملف مع الرغبة في حفظ التعديل لمعرفة ماهيته وبنفس الاسم.
- يتم الحفظ بالضغط على أمر الحفظ لعملية الحفظ، أو باستخدام اختصار محدد، أو عند الخروج من البرنامج يعرض البرنامج رسالة تأكيد إذا كنت تريد حفظ التعديلات التي أجريتها أم لا، ويختار الشخص نعم .
حفظ باسم
- يستخدم عند إنشاء الملف لأول مرة.
- يتم استخدامه عندما يحتاج اسم الملف إلى التعديل أو التغيير من خلال نفس البرنامج.
- تُستخدم عندما يلزم تعديل امتداد أحد البرامج إلى إصدار أقدم أو نوع ملف آخر يستخدم نفس التكوين.
- يتم استخدامه عندما تحتاج إلى تعديل أو تغيير موقع ملف أو حفظه على نفس الجهاز في مكان آخر أو على ذاكرة تخزين خارجية أو ما شابه ذلك.
- يعمل نفس عمل الحفظ العادي إذا لم يقم المستخدم بإجراء أي تعديل أو تغيير على اسم الملف أو الموقع أو الامتداد (النوع أو الإصدار).
يمكن لأي مستخدم حفظ أو حفظ كاسم للملف الذي تم إنشاؤه حديثًا أو الملف المراد تعديله إذا كان التعديل على محتويات الملف فقط. عادة لا يختلف ترتيب الحفظ في معظم البرامج التي يستخدمها الشخص إلا في بعض الأحيان مع البرامج المتصلة مباشرة بالإنترنت، حيث يكون الحفظ مرتبطًا باتصال الإنترنت، وفي حالة انقطاع الاتصال يجب حفظه بطريقة أخرى، وهنا قد يكون من الأنسب الحفظ على نفس الجهاز باستخدام برامج أخرى حتى عودة الاتصال بالإنترنت.
ويجب الحرص عند استخدام كلا الأمرين، فبعد إتمام عملية الحفظ أو أنه من الصعب استعادة الملف السابق، لأن البرنامج دائمًا يأخذ آخر تعديل ويخزنه ولا يمكن للشخص العودة إلى الملف السابق، وهذا يحدث الخطأ عادةً عند استخدام بعض الاختصارات في النسخ واللصق أو تمييز الكل أو عند اختيار نص معين ونقله من فقرة إلى أخرى، يجب التعامل مع الاختصارات فقط من قبل أشخاص مدربين على دراية كافية بآلية استخدامها. لذلك، يُنصح دائمًا بأخذ نسخة احتياطية من الملف قبل إجراء أي تعديل وحفظ النسخة الجديدة تحت اسم آخر، غالبًا ما تكون مرتبطة بتاريخ اليوم، لتسهيل العثور عليها والتعامل معها لاحقًا.