مع تطور المؤسسات والمنظمات والشركات وكبر حجمها مما أدى إلى كثرة الإجراءات اليومية والمعاملات والتقارير الواردة والصادرة وزيادة عدد القوى العاملة، كان لابد من البحث عن حلول لإيجاد حل نظام متكامل يمكنه إدارة هذه الموارد بشكل يساعد على تسهيل اتخاذ القرار في أقل وقت. يمكن .
لذلك ظهرت فيما يعرف بـ “نظم المعلومات”، وتتكون دورة حياة نظم المعلومات من
- المدخلات (البيانات أو المواد الخام)
إذن المدخلات هي بيانات مثل أرقام الموظفين، أسماء الموظفين، أرقام الهواتف، عناوين السكن، أرقام الوظائف، كل ما يتعلق بالبيانات يمكن إدخالها في النظام، وأيضًا تعتبر المواد الخام نوعًا من المدخلات، عندما نتحدث عن أنظمة المعلومات داخل المصانع وما في حكمها.
- عملية المعالجة
وتهدف عملية المعالجة إلى اتخاذ الإجراءات المناسبة للبيانات، حسب التعليمات، ويتم اتخاذ الإجراءات المناسبة إما من خلال نظام إلكتروني، أو نظام يدوي، حسب النظام الذي تعمل فيه.
- المخرجات (معلومات أو منتجات)
بعد عملية الإدخال والمعالجة، تأتي عملية الإخراج، حيث يتم إخراج المنتج أو التقارير من أجل اتخاذ القرار كما ينبغي ووفقًا لمتطلبات العمل، بالإضافة إلى المعايير المتفق عليها داخل النظام.
- استجابة
المقصود بالملاحظات هو الملاحظات على المخرجات، والمرتجعات أيضًا في حالة عدم تطابق الشروط كما هو متفق عليه، بحيث يتم إرجاعها من أجل إدخالها مرة أخرى ويتم تنفيذ عملية المعالجة ثم إخراجها كما هو مطلوب، والهدف الرئيسي من هذه العملية هو تحسين المنتج بما يتماشى مع رغبات العملاء، أو تحسين أداء العمل الإداري للمؤسسة والدقة في إنتاج التقارير وإدارة البيانات بالشكل المطلوب.
لذلك يمكنني هنا تعريف وتعني أنظمة المعلومات على النحو التالي
- هو نظام متكامل تستخدم فيه القوى العاملة والتقنيات الحديثة لإدخال البيانات والمواد الخام لمعالجتها بدقة وإخراجها بالشكل المطلوب لاتخاذ القرارات المناسبة.
عندما أصبحت تقنيات المعلومات تتطور باستمرار، وأصبحت قادرة على التعامل مع العمليات الإدارية، واتخاذ القرار المناسب، لذلك ركز البحث من أجل تطوير عمل المنظمات والمؤسسات في هذا الشأن، قائلاً “لماذا لا نستخدم هذه التقنيات لخدمة عمل المنظمات والمؤسسات
لذلك تصنف نظم المعلومات على النحو التالي
- نظم المعلومات المكتبية
نظام معلومات يستخدم الأجهزة والبرامج والشبكات لتعزيز تدفق العمل وتسهيل الاتصالات بين الموظفين. أو يمكننا القول إنها “أتمتة المكاتب”.
- نظم معلومات معالجة المعاملات
هو النظام الذي يستقبل المعاملات المراد معالجتها، مثل نظام القبول والتسجيل بالجامعة على سبيل المثال.
- نظم المعلومات الإدارية
غالبًا ما يتم دمج أنظمة المعلومات الإدارية مع أنظمة معالجة المعاملات. لمعالجة أمر مبيعات، على سبيل المثال، يقوم نظام معالجة الحركة بتسجيل عملية بيع وتحديث رصيد حساب العميل وإجراء خصم للمخزون. باستخدام هذه المعلومات، يمكن لنظام إدارة المعلومات إنتاج تقارير موجزة عن أنشطة المبيعات اليومية ؛ قائمة العملاء الذين لديهم أرصدة حسابات ؛ إنشاء رسم بياني للتقدم في بيع المنتج ؛ قم بتمييز عناصر المخزون التي تحتاج إلى إعادة ترتيب. يركز نظام إدارة المعلومات على توليد المعلومات للإدارة العليا ويجعلها تشعر، على سبيل المثال، أن هناك فشلًا في أداء عمل الموظفين.
- أنظمة دعم القرار
يعد هذا النوع من الأنظمة من أهم الأنظمة المتوفرة داخل المنظمة، حيث أنه مسؤول عن دعم الحلول القائمة على التقارير الإدارية، والحلول المناسبة وفقًا لنظام المعلومات المستخدم داخل المنظمة.
- النظم الخبيرة
وهي من أنواع المعلومات، حيث تعتبر هذه الأنظمة أنظمة معلومات ذكية، حيث يتم توظيفها في الآلات والروبوتات بطريقة تخدم مصلحة المنظمة.
لذلك فإن مقياس نجاح وفشل المنظمات هو النظام الذي تعمل عليه، لأنه يشكل نظامًا ناجحًا هدفه الأساسي نجاح عمل المنظمة وزيادة أرباحها في سوق العمل.