أسماء المجلدات المقبولة
تعتبر تسمية المجلدات من أهم الأمور عند ترتيب البيانات ومشاركتها وحفظها، ومن الضروري أن يكون الاسم مبنيًا على العناصر المتعلقة بالمجلد، أي أن يكون اسم المجلد مؤشرا على ما بداخله، على سبيل المثال، يمكن تسميته
- جهات الاتصال
- صور السفر
- صور الاصدقاء
- صور الجامعة
- رسوم جامعية
- كتب جامعية
- الروايات
- أفلام مضحكة
- أفلام رومانسية
- وثائق العمل
- مشروع معماري
- مشروع الرسم
- لوحات الرسم
- كتب دينية
- التسجيلات الصوتية لموضوع (علم أو رياضيات أو أي موضوع آخر)
- برمجة مقاطع الفيديو
- مقاطع فيديو تعليمية
من هذه الأمثلة البسيطة يمكننا الاستدلال على المحتوى الموجود داخل هذه الملفات، لأن هذه الأسماء تقدم إشارة واضحة لما بداخلها.
شيء أساسي آخر يجب معرفته عند تسمية المجلدات هو
- يجب تسمية المجلدات الجديدة باستمرار
- يجب أن تكون أسماء الملفات قصيرة، بحيث لا تزيد عن 25 حرفًا، ولكن يجب أن تكون وصفية (على سبيل المثال، رحلة باريس 2015)، عند النقر فوق هذا المجلد، سيجد المرء كل ما يتعلق برحلة 2015 هذه، لذلك يكون اسم المجلد وصفيًا لما بداخله
- يجب تجنب المسافات في اسم الملف
- من الأفضل استخدام الأحرف الكبيرة بدلاً من المسافات أو الشرطات المائلة
- استخدم ISO 8601، عنصر بيانات لتمثيل الأوقات والتواريخ، مثل 8601 YYYYMMDD
أهمية اختيار أسماء المجلدات المقبولة
بالإضافة إلى مزايا تنظيم الملفات لاستخدامك الشخصي وتسهيل الوصول إلى المعلومات والبيانات التي تحتاجها في أقصر وقت ممكن، يساعدك اختيار أسماء المجلدات المقبولة في التعاون بينك وبين زملائك، والقدرة على الاستشهاد ببياناتك عندما أنت في حاجة إليها، ويمكنك أيضًا مشاركة بياناتك بسهولة بالغة في المستقبل.
تسمية الملفات باستمرار لها العديد من الفوائد المختلفة، بما في ذلك
- قدرة الشخص على التمييز بين المجلدات المتشابهة، وبالتالي لا يضيع بينها، ويمكنه في أي وقت بكتابة اسم المجلد الوصول إليه دون إضاعة الوقت في إدخال كل مجلد على حدة والبحث عن محتواه للوصول إلى المجلد المناسب.
- تسهيل تخزين المجلدات واسترجاعها بسرعة، كما يساعد ذلك في ترتيب المجلدات وتسهيل الوصول إليها في أي وقت
- أتمتة المهام بسهولة
- يمكّن الشخص من تصفح أسماء المجلدات التي لديه، وبالتالي إذا كانت المجلدات للعمل، يمكنه من خلال قراءة عناوين المجلدات معرفة العنوان المفقود، وبالتالي فهو العنوان الذي يحتاجه الشخص للعمل تشغيل وإكمال
- توفير الوقت من أهم أهداف تسمية المجلدات إعطاء اسم مناسب لكل مجلد، أي اسم وصفي. فقط من خلال النظر إلى اسم المجلد يمكن معرفة ما بداخله، وهذا يوفر الكثير من الوقت عند البحث في المجلدات (أحد أبسط الأمثلة هو مجلد يسمى أفلام مضحكة، يمكن للشخص الدخول إليه واختيار فيلم مضحك و شاهده، بدلًا من جمع كل الأفلام معًا، ويقضي الشخص وقتًا طويلاً في اختيار الفيلم الذي يبحث عنه)
الهدف الأساسي من تسمية المجلدات هو أن يتمكن الشخص من فرز جميع مستنداته وأبحاثه وعمله وحتى شؤونه اليومية، ويمكنه الوصول إليها بسهولة دون مجهود.
قواعد اختيار أسماء المجلدات المقبولة
من أجل اختيار اسم مجلد مقبول، يجب أن تتضمن أسماء المجلدات ما يلي
- اسم الدراسة أو بيانات حول اسم البحث أو اسم بيانات البحث
- عنوان الدورة أو الدراسة
- معلومات الموقع
- البيانات الخاصة بالبحث الذي يقوم عليه الشخص أو طبيعة المجلد
- البيانات (المصممة إما على أنها YYYYMMDD أو YYMMDD، وهذا يضمن أن الملفات مرتبة ترتيبًا زمنيًا، مما يسهل الوصول إليها)
- رقم الإصدار
من بين الأشياء الإيجابية التي يجب عليك فعلها
- استخدم واصلات وشرطات سفلية لفصل العناصر في اسم الملف عن بعضها البعض
- ابدأ بكتابة أسماء الملفات بمصطلحات عامة عامة ثم انتقل إلى كلمات أكثر تحديدًا (يتم تجميع الملفات وترتيبها بناءً على المكونات الأولى، أي حول الموضوع العام، على سبيل المثال إذا كان بحث الشخص هذا الشهر في مجال الحشرات، الأفضل كتابة اسم الحشرات قبل تخصيص نوع معين)
- استخدم الاختصارات! لا أحد يفضل البحث عن أسماء المجلدات بطول الرواية
- استخدم الاختصارات فقط إذا كان من الممكن استخدامها، لأن الاختصارات في بعض الأحيان تزيد من تعقيد الأمور.
- استخدم الأصفار البادئة عند استخدام الأرقام للفرز والترتيب (يجب ترقيم 1-100 بهذه الطريقة من 001 إلى 100)
من الضروري أيضًا تجنب بعض الأشياء السلبية التي تزيد من تعقيد الأمور وتجعل عملية فرز المجلدات صعبة، مثل ما يلي
- علامات الترقيم (مثل &،. “/) أو مسافات بين اسم المجلد
- نسخ الخرائط بطريقة غير قابلة للفرز (مثل FinalVersion)
كيفية إنشاء مجلدات مقبولة
يجب عليك إنشاء مجلدات للملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو الأجهزة الأخرى عندما تريد الاحتفاظ بالملفات على جهازك، وعملية إنشاء مجلد بسيطة للغاية، كل ما عليك فعله هو النقر بزر الماوس الأيمن وتحديد “جديد” ثم ” Folder “، وفي هذه المرحلة يمكنك اختيار اسم المجلد المناسب (يجب اختيار اسم وصفي يناسب نوع المجلد الذي قمت بإنشائه، ومن خلال قراءة اسم المجلد، يمكنك الحصول على فكرة عامة عن ما هو داخل)، بالإضافة إلى ذلك، عند اختيار اسم المجلد المقبول، يجب أن يكون الاسم قصيرًا وبسيطًا، ولكن يجب تجنب اختصارات الأسماء، لأنه من الممكن أن ينسى الشخص ما يمثله هذا الاختصار إذا كان لـ منذ وقت طويل، يقوم الشخص بإدخال المجلد لاستكشاف ما بداخله، وبالتالي يفقد الغرض الأساسي من تسمية المجلد وهو توفير الوقت وفرز الملفات وترتيبها.
في بعض الأحيان، يقوم الكمبيوتر بحفظ الملفات تلقائيًا في مكان معين في محاولة لتنظيم نفسه، ولكن هذا قد يؤدي إلى آثار سلبية وضارة.
يساعدك إنشاء الملفات والمجلدات الخاصة بك في الحفاظ على تنظيم الملفات ووضعها في مجلدات مختلفة وفقًا لنوعها والغرض منها. قد يكون من المفيد تحديد نوع معين من الملفات في مجلد، على سبيل المثال، يمكنك الاحتفاظ بجميع مستندات Word في مجلد واحد، وجداول البيانات في مجلد آخر، وبعد ذلك، يمكنك الوصول وتحديد الملفات التي تريد البحث فيها في طريقة سريعة وفعالة.
من الأفضل ترتيب الملفات بمجرد إنشائها، ووضعها في المجلد المناسب فورًا وبشكل منتظم، وهذا أحد المفاتيح الرئيسية للحفاظ على الملفات على جهازك منظمة ومرتبة، ويمكنك توفير الكثير من الوقت أثناء البحث عن الملف المناسب إذا كنت قد وضعته مسبقًا في المجلد المناسب.
ال